Zoho Expense คือแพลตฟอร์มบริหารค่าใช้จ่ายพนักงาน (Travel & Expense Management) บนคลาวด์ พนักงานสแกนใบเสร็จผ่านมือถือด้วย OCR บันทึกค่าเดินทาง ส่ง Report ขออนุมัติออนไลน์ และรับเงินคืนเร็วขึ้น ฝ่าย Finance เห็นค่าใช้จ่ายทั้งองค์กรแบบ Real-time พร้อมเชื่อมกับ Zoho Books และ Zoho People โดยอัตโนมัติ เหมาะสำหรับ SME ที่มีทีมขายภาคสนามหรือพนักงานที่ต้องเดินทางเป็นประจำ
ทำไม SME ไทยส่วนใหญ่ยังใช้ Excel จัดการค่าใช้จ่ายพนักงาน
เมื่อพนักงานออกไปพบลูกค้า เติมน้ำมัน จองโรงแรม หรือซื้ออุปกรณ์ฉุกเฉิน — ใบเสร็จเหล่านั้นมักลงเอยที่กองกระดาษ ไฟล์ Excel หรือถุงพลาสติกใบหนึ่ง แล้วฝ่าย Finance ต้องมานั่งไล่ตรวจทีละรายการ เสียเวลา เกิดข้อผิดพลาด และพนักงานต้องรอเงินคืนนานเป็นสัปดาห์
ปัญหาที่ธุรกิจส่วนใหญ่เจอ:
- ใบเสร็จหาย ถ่ายรูปไม่ชัด หรือลายมือไม่อ่านออก
- พนักงานรอเบิกเงินคืนนาน 2–4 สัปดาห์
- Finance ไม่เห็นยอดค่าใช้จ่ายรวมแบบ Real-time
- ไม่มี Policy ชัดเจนว่าอะไรเบิกได้หรือไม่ได้
Zoho Expense ถูกออกแบบมาแก้ปัญหาเหล่านี้โดยตรง — เปลี่ยนกระบวนการทั้งหมดให้ดิจิทัลโดยไม่ต้องซื้อระบบ ERP ราคาแพง
Zoho Expense คืออะไร
Zoho Expense คือแพลตฟอร์มบริหารค่าใช้จ่ายองค์กร (Travel & Expense Management หรือ T&E) บนคลาวด์ ที่ช่วยให้กระบวนการตั้งแต่พนักงาน “จ่ายเงิน” ไปจนถึง Finance “โอนเงินคืน” เกิดขึ้นแบบดิจิทัลทั้งหมด
เป็นส่วนหนึ่งของ ระบบ Zoho สำหรับธุรกิจไทย และเชื่อมต่อกับ Zoho People, Zoho Books และแอปอื่นใน Zoho Suite ได้โดยอัตโนมัติ ทำให้ข้อมูลค่าใช้จ่ายไหลตรงไปสู่ระบบบัญชีโดยไม่ต้องกรอกซ้ำ
ฟีเจอร์หลักของ Zoho Expense
| ฟีเจอร์ | รายละเอียด |
|---|---|
| สแกนใบเสร็จ OCR | ถ่ายรูปใบเสร็จ ระบบดึงวันที่ ราคา และผู้ขายให้อัตโนมัติ |
| บันทึกค่าเดินทาง (Mileage) | GPS คำนวณระยะทาง คูณอัตราต่อกิโลเมตรที่กำหนดไว้ล่วงหน้า |
| Expense Report | รวมรายการค่าใช้จ่ายหลายรายการเป็น Report เดียว ส่งขออนุมัติคลิกเดียว |
| Approval Workflow | กำหนดเส้นทางอนุมัติหลายขั้นตอนตามโครงสร้างองค์กร |
| Policy Enforcement | ตั้ง Limit ค่าอาหาร ค่าเดินทาง ฯลฯ ระบบแจ้งเตือนทันทีเมื่อเกิน |
| Multi-Currency | แปลงอัตราแลกเปลี่ยนอัตโนมัติ รองรับทีมที่ทำงานข้ามประเทศ |
| Card Reconciliation | Sync รายการบัตรเครดิตองค์กร ลดงาน Manual Reconcile |
| Mobile App | iOS และ Android บันทึกค่าใช้จ่ายออฟไลน์ได้ |
| เชื่อม Zoho Books | ค่าใช้จ่ายที่อนุมัติแล้วลง Journal Entry อัตโนมัติ |
| Cash Advance | จัดการเงินสดทดรองจ่ายและการหักยอดคืน |
วิธีทำงานของ Approval Workflow
หนึ่งในจุดแข็งของ Zoho Expense คือ Workflow อนุมัติที่ยืดหยุ่นและตั้งค่าได้ตามโครงสร้างจริงของบริษัท ตัวอย่างเวิร์กโฟลว์ทั่วไปของ SME:
- พนักงานถ่ายรูปใบเสร็จผ่านแอปมือถือ — OCR ดึงข้อมูลให้อัตโนมัติ
- พนักงานยืนยันรายการและสร้าง Expense Report
- ระบบส่งการแจ้งเตือนถึงหัวหน้าทีมหรือผู้มีอำนาจอนุมัติ
- หัวหน้าอนุมัติผ่านมือถือหรือ Web ภายในไม่กี่นาที
- Finance เห็น Dashboard ยอดรวมทันที และดำเนินการโอนเงินคืน
- รายการลง Zoho Books อัตโนมัติ ไม่ต้องกรอกซ้ำ
กระบวนการที่เคยใช้เวลา 2–4 สัปดาห์ ย่นลงเหลือ 2–3 วันได้จริง
การเชื่อมต่อกับระบบ Zoho อื่น
Zoho Expense สร้างมาให้ทำงานร่วมกับแอปอื่นในระบบนิเวศ Zoho ได้ทันที:
กับ Zoho People — ข้อมูลพนักงานและโครงสร้างองค์กรซิงค์กันอัตโนมัติ เมื่อมีการเดินทางธุรกิจ ระบบรู้ว่าใครควรอยู่ในสายอนุมัติของใคร และสามารถเชื่อมกับข้อมูลการลาได้ด้วย
กับ Zoho Books ผ่าน Zoho One Suite — เมื่อ Finance อนุมัติค่าใช้จ่าย รายการจะส่งไปลง Journal Entry ใน Zoho Books อัตโนมัติ ผู้ตรวจสอบบัญชีเห็น Audit Trail ชัดเจน ลดความเสี่ยงจากการกรอกข้อมูลผิด
สำหรับธุรกิจที่ใช้ Zoho One ทั้ง Suite ค่าใช้จ่ายพนักงาน การจัดการ HR และบัญชีทำงานเป็นระบบเดียวกันได้อย่างสมบูรณ์
แผนและความเหมาะสม
| แผน | เหมาะสำหรับ | ฟีเจอร์เด่น |
|---|---|---|
| Free | ฟรีแลนซ์ หรือทีม 1–3 คน | สแกนใบเสร็จ OCR 20 ใบ/เดือน, Mileage, Mobile App |
| Standard | SME 5–50 คน | ใบเสร็จไม่จำกัด, Multi-currency, Approval Workflow |
| Premium | องค์กรที่มีความซับซ้อนสูง | Card Reconciliation, Cash Advance, Advanced Analytics |
หมายเหตุ: ราคาแต่ละแผนในประเทศไทยแตกต่างกันตามจำนวนพนักงานและสัญญา แนะนำให้ติดต่อ ZestMate เพื่อรับ Quotation ที่เหมาะสม
ใครได้ประโยชน์จาก Zoho Expense บ้าง
ทีมขายภาคสนาม (Field Sales) — พนักงานขายที่เดินทางพบลูกค้าทุกวัน จ่ายค่าน้ำมัน ค่าที่จอดรถ ค่าอาหารลูกค้า สามารถบันทึกและส่งขออนุมัติได้ทันทีจากมือถือโดยไม่ต้องกลับออฟฟิศ
ธุรกิจ B2B และ Consulting — โครงการที่ต้องแยกค่าใช้จ่ายตาม Client หรือ Project ระบบช่วยแยกหมวดหมู่อัตโนมัติ รายงานต้นทุนต่อโครงการชัดเจน ส่ง Invoice ลูกค้าได้ถูกต้อง
ธุรกิจ Import-Export และทีมที่เดินทางต่างประเทศ — บันทึกค่าใช้จ่ายหลายสกุลเงิน ระบบแปลงค่าเงินอัตโนมัติตามวันที่จ่ายจริง ลดความซับซ้อนในการทำรายงาน
SME ที่เริ่มโตเกินกว่า Excel — เมื่อทีมมีพนักงาน 10 คนขึ้นไปและการจัดการค่าใช้จ่ายเริ่มเป็นภาระ Zoho Expense เป็นก้าวแรกที่คุ้มค่าในการวางระบบ Finance อย่างมืออาชีพ
เริ่มต้นใช้งาน Zoho Expense อย่างไร
- สมัครทดลองใช้ฟรี — เริ่มได้ทันทีด้วยแผนฟรี 3 คน หรือทดลอง Trial 15 วันสำหรับฟีเจอร์ครบชุด
- ตั้งค่า Expense Policy — กำหนดวงเงินต่อประเภทค่าใช้จ่าย เช่น ค่าอาหารสูงสุด 500 บาทต่อมื้อ
- เชิญพนักงาน — ส่ง Invite ผ่านอีเมล พนักงานติดตั้งแอปมือถือและพร้อมใช้งานได้ทันที
- กำหนด Approval Workflow — ระบุว่าใครอนุมัติค่าใช้จ่ายของใครในแต่ละทีม
- เชื่อมกับ Zoho Books — หากมีอยู่แล้ว เพื่อให้รายการอนุมัติลงบัญชีอัตโนมัติ
ZestMate Solution ช่วย Implement และตั้งค่า Zoho Expense ให้เหมาะกับโครงสร้างและ Policy ของบริษัทคุณ — ติดต่อเราเพื่อปรึกษาฟรี