Zoho Expense คือแพลตฟอร์มบริหารค่าใช้จ่ายพนักงาน (Travel & Expense Management) บนคลาวด์ พนักงานสแกนใบเสร็จผ่านมือถือด้วย OCR บันทึกค่าเดินทาง ส่ง Report ขออนุมัติออนไลน์ และรับเงินคืนเร็วขึ้น ฝ่าย Finance เห็นค่าใช้จ่ายทั้งองค์กรแบบ Real-time พร้อมเชื่อมกับ Zoho Books และ Zoho People โดยอัตโนมัติ เหมาะสำหรับ SME ที่มีทีมขายภาคสนามหรือพนักงานที่ต้องเดินทางเป็นประจำ
ทำไม SME ไทยส่วนใหญ่ยังใช้ Excel จัดการค่าใช้จ่ายพนักงาน
เมื่อพนักงานออกไปพบลูกค้า เติมน้ำมัน จองโรงแรม หรือซื้ออุปกรณ์ฉุกเฉิน ใบเสร็จเหล่านั้นมักลงเอยที่กองกระดาษ ไฟล์ Excel หรือถุงพลาสติกใบหนึ่ง แล้วฝ่าย Finance ต้องมานั่งไล่ตรวจทีละรายการ เสียเวลา เกิดข้อผิดพลาด และพนักงานต้องรอเงินคืนนานเป็นสัปดาห์
ปัญหาที่ธุรกิจส่วนใหญ่เจอ:
- ใบเสร็จหาย ถ่ายรูปไม่ชัด หรือลายมือไม่อ่านออก
- พนักงานรอเบิกเงินคืนนาน 2–4 สัปดาห์
- Finance ไม่เห็นยอดค่าใช้จ่ายรวมแบบ Real-time
- ไม่มี Policy ชัดเจนว่าอะไรเบิกได้หรือไม่ได้
Zoho Expense ถูกออกแบบมาแก้ปัญหาเหล่านี้โดยตรง เปลี่ยนกระบวนการทั้งหมดให้ดิจิทัลโดยไม่ต้องซื้อระบบ ERP ราคาแพง
Zoho Expense คืออะไร
Zoho Expense คือแพลตฟอร์มบริหารค่าใช้จ่ายองค์กร (Travel & Expense Management หรือ T&E) บนคลาวด์ ที่ช่วยให้กระบวนการตั้งแต่พนักงาน “จ่ายเงิน” ไปจนถึง Finance “โอนเงินคืน” เกิดขึ้นแบบดิจิทัลทั้งหมด
เป็นส่วนหนึ่งของ ระบบ Zoho สำหรับธุรกิจไทย และเชื่อมต่อกับ Zoho People, Zoho Books และแอปอื่นใน Zoho Suite ได้โดยอัตโนมัติ ทำให้ข้อมูลค่าใช้จ่ายไหลตรงไปสู่ระบบบัญชีโดยไม่ต้องกรอกซ้ำ
ฟีเจอร์หลักของ Zoho Expense
| ฟีเจอร์ | รายละเอียด |
|---|---|
| สแกนใบเสร็จ OCR | ถ่ายรูปใบเสร็จ ระบบดึงวันที่ ราคา และผู้ขายให้อัตโนมัติ |
| บันทึกค่าเดินทาง (Mileage) | GPS คำนวณระยะทาง คูณอัตราต่อกิโลเมตรที่กำหนดไว้ล่วงหน้า |
| Expense Report | รวมรายการค่าใช้จ่ายหลายรายการเป็น Report เดียว ส่งขออนุมัติคลิกเดียว |
| Approval Workflow | กำหนดเส้นทางอนุมัติหลายขั้นตอนตามโครงสร้างองค์กร |
| Policy Enforcement | ตั้ง Limit ค่าอาหาร ค่าเดินทาง ฯลฯ ระบบแจ้งเตือนทันทีเมื่อเกิน |
| Multi-Currency | แปลงอัตราแลกเปลี่ยนอัตโนมัติ รองรับทีมที่ทำงานข้ามประเทศ |
| Card Reconciliation | Sync รายการบัตรเครดิตองค์กร ลดงาน Manual Reconcile |
| Mobile App | iOS และ Android บันทึกค่าใช้จ่ายออฟไลน์ได้ |
| เชื่อม Zoho Books | ค่าใช้จ่ายที่อนุมัติแล้วลง Journal Entry อัตโนมัติ |
| Cash Advance | จัดการเงินสดทดรองจ่ายและการหักยอดคืน |
วิธีทำงานของ Approval Workflow
หนึ่งในจุดแข็งของ Zoho Expense คือ Workflow อนุมัติที่ยืดหยุ่นและตั้งค่าได้ตามโครงสร้างจริงของบริษัท ตัวอย่างเวิร์กโฟลว์ทั่วไปของ SME:
- พนักงานถ่ายรูปใบเสร็จผ่านแอปมือถือ OCR ดึงข้อมูลให้อัตโนมัติ
- พนักงานยืนยันรายการและสร้าง Expense Report
- ระบบส่งการแจ้งเตือนถึงหัวหน้าทีมหรือผู้มีอำนาจอนุมัติ
- หัวหน้าอนุมัติผ่านมือถือหรือ Web ภายในไม่กี่นาที
- Finance เห็น Dashboard ยอดรวมทันที และดำเนินการโอนเงินคืน
- รายการลง Zoho Books อัตโนมัติ ไม่ต้องกรอกซ้ำ
กระบวนการที่เคยใช้เวลา 2–4 สัปดาห์ ย่นลงเหลือ 2–3 วันได้จริง
การเชื่อมต่อกับระบบ Zoho อื่น
Zoho Expense สร้างมาให้ทำงานร่วมกับแอปอื่นในระบบนิเวศ Zoho ได้ทันที:
กับ Zoho People ข้อมูลพนักงานและโครงสร้างองค์กรซิงค์กันอัตโนมัติ เมื่อมีการเดินทางธุรกิจ ระบบรู้ว่าใครควรอยู่ในสายอนุมัติของใคร และสามารถเชื่อมกับข้อมูลการลาได้ด้วย
กับ Zoho Books ผ่าน Zoho One Suite เมื่อ Finance อนุมัติค่าใช้จ่าย รายการจะส่งไปลง Journal Entry ใน Zoho Books อัตโนมัติ ผู้ตรวจสอบบัญชีเห็น Audit Trail ชัดเจน ลดความเสี่ยงจากการกรอกข้อมูลผิด
สำหรับธุรกิจที่ใช้ Zoho One ทั้ง Suite ค่าใช้จ่ายพนักงาน การจัดการ HR และบัญชีทำงานเป็นระบบเดียวกันได้อย่างสมบูรณ์
แผนและความเหมาะสม
| แผน | เหมาะสำหรับ | ฟีเจอร์เด่น |
|---|---|---|
| Free | ฟรีแลนซ์ หรือทีม 1–3 คน | สแกนใบเสร็จ OCR 20 ใบ/เดือน, Mileage, Mobile App |
| Standard | SME 5–50 คน | ใบเสร็จไม่จำกัด, Multi-currency, Approval Workflow |
| Premium | องค์กรที่มีความซับซ้อนสูง | Card Reconciliation, Cash Advance, Advanced Analytics |
หมายเหตุ: ราคาแต่ละแผนในประเทศไทยแตกต่างกันตามจำนวนพนักงานและสัญญา แนะนำให้ติดต่อ ZestMate เพื่อรับ Quotation ที่เหมาะสม
ใครได้ประโยชน์จาก Zoho Expense บ้าง
ทีมขายภาคสนาม (Field Sales) พนักงานขายที่เดินทางพบลูกค้าทุกวัน จ่ายค่าน้ำมัน ค่าที่จอดรถ ค่าอาหารลูกค้า สามารถบันทึกและส่งขออนุมัติได้ทันทีจากมือถือโดยไม่ต้องกลับออฟฟิศ
ธุรกิจ B2B และ Consulting โครงการที่ต้องแยกค่าใช้จ่ายตาม Client หรือ Project ระบบช่วยแยกหมวดหมู่อัตโนมัติ รายงานต้นทุนต่อโครงการชัดเจน ส่ง Invoice ลูกค้าได้ถูกต้อง
ธุรกิจ Import-Export และทีมที่เดินทางต่างประเทศ บันทึกค่าใช้จ่ายหลายสกุลเงิน ระบบแปลงค่าเงินอัตโนมัติตามวันที่จ่ายจริง ลดความซับซ้อนในการทำรายงาน
SME ที่เริ่มโตเกินกว่า Excel เมื่อทีมมีพนักงาน 10 คนขึ้นไปและการจัดการค่าใช้จ่ายเริ่มเป็นภาระ Zoho Expense เป็นก้าวแรกที่คุ้มค่าในการวางระบบ Finance อย่างมืออาชีพ
เริ่มต้นใช้งาน Zoho Expense อย่างไร
- สมัครทดลองใช้ฟรี: เริ่มได้ทันทีด้วยแผนฟรี 3 คน หรือทดลอง Trial 15 วันสำหรับฟีเจอร์ครบชุด
- ตั้งค่า Expense Policy: กำหนดวงเงินต่อประเภทค่าใช้จ่าย เช่น ค่าอาหารสูงสุด 500 บาทต่อมื้อ
- เชิญพนักงาน: ส่ง Invite ผ่านอีเมล พนักงานติดตั้งแอปมือถือและพร้อมใช้งานได้ทันที
- กำหนด Approval Workflow: ระบุว่าใครอนุมัติค่าใช้จ่ายของใครในแต่ละทีม
- เชื่อมกับ Zoho Books: หากมีอยู่แล้ว เพื่อให้รายการอนุมัติลงบัญชีอัตโนมัติ
ZestMate Solution ช่วย Implement และตั้งค่า Zoho Expense ให้เหมาะกับโครงสร้างและ Policy ของบริษัทคุณ ติดต่อเราเพื่อปรึกษาฟรี