Zoho Bigin มีระบบ Automation ที่ใช้งานได้ทันที ไม่ต้องเขียนโค้ด ตั้งแต่ส่ง Email อัตโนมัติเมื่อได้ Lead ใหม่ ไปจนถึงแจ้งเตือนทีมเมื่อ Deal ค้างนานเกินกำหนด บทความนี้อธิบายวิธีสร้าง Workflow Rule แบบทีละขั้นตอนพร้อมตัวอย่างจริงที่ธุรกิจ SME ไทยทำได้เลย
Zoho Bigin Automation คืออะไร และทำอะไรได้บ้าง?
เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กหลายคนมักบ่นว่า "ไม่มีเวลา" ติดตาม Lead ส่ง Email หรืออัปเดตสถานะดีล — และนี่คือปัญหาที่ Zoho Bigin แก้ได้ด้วยระบบ Automation
Zoho Bigin มีฟีเจอร์ Workflow Rules ที่ช่วยให้ระบบทำงานแทนคุณโดยอัตโนมัติ เมื่อเหตุการณ์ที่กำหนดเกิดขึ้น เช่น:
- ได้รับ Lead ใหม่จากเว็บไซต์
- ดีลถูกย้ายไปขั้นตอนถัดไปใน Pipeline
- ลูกค้าไม่มีการติดต่อเกิน 7 วัน
ระบบจะ "Act" ทันที ไม่ต้องรอให้พนักงานจำ
3 ประเภท Automation หลักใน Zoho Bigin
1. Email Notification อัตโนมัติ ส่ง Email ต้อนรับ (Welcome Email) ทันทีเมื่อมี Lead ใหม่เข้ามา หรือส่ง Follow-up Email หลังการประชุม
2. Task Assignment อัตโนมัติ สร้าง Task ให้ทีมขายโดยอัตโนมัติ เช่น เมื่อ Deal เข้าสู่ Stage "Proposal Sent" ให้สร้าง Task "โทรติดตามภายใน 3 วัน"
3. Field Update อัตโนมัติ อัปเดตข้อมูลใน Record อัตโนมัติ เช่น เมื่อดีลปิดสำเร็จ ให้เปลี่ยน Status เป็น "Won" และบันทึกวันที่ปิดดีล
วิธีสร้าง Workflow Rule ใน Zoho Bigin (ทีละขั้นตอน)
ขั้นตอนที่ 1: เข้าสู่ Settings
ไปที่ Settings → Automation → Workflow Rules แล้วคลิก + New Rule
ขั้นตอนที่ 2: เลือก Module และ Trigger
เลือกว่า Workflow นี้จะทำงานกับ Module ไหน (Contacts, Deals, Companies) และเลือก Trigger:
- On a Record Action — เมื่อมีการสร้าง/แก้ไข Record
- On a Date/Time — ทำงานตามวันที่ในฟิลด์ เช่น "3 วันก่อน Closing Date"
- On a Field Update — เมื่อฟิลด์ใดฟิลด์หนึ่งเปลี่ยนค่า
ขั้นตอนที่ 3: ตั้งเงื่อนไข (Conditions)
เพิ่ม Filter เพื่อให้ Workflow ทำงานเฉพาะ Record ที่ตรงเงื่อนไข เช่น:
- Stage = "Negotiation"
- Deal Amount > 50,000 บาท
- Lead Source = "Website"
ขั้นตอนที่ 4: กำหนด Action
เลือกสิ่งที่ต้องการให้ระบบทำ:
- Send Email — ส่ง Email หา Contact หรือ Owner ของดีล
- Create Task — สร้างงานใหม่ใน To-Do List
- Update Field — เปลี่ยนค่าฟิลด์ใน Record
ขั้นตอนที่ 5: Save และ Activate
บันทึก Rule แล้วเปิดสวิตช์ Active ระบบจะเริ่มทำงานทันที
ตัวอย่าง Workflow ที่ SME ไทยใช้ได้เลย
- Lead Nurturing: เมื่อ Lead ใหม่เข้ามา → ส่ง Email แนะนำบริการอัตโนมัติ → สร้าง Task "โทรติดตามใน 24 ชั่วโมง"
- Deal Reminder: ดีลอยู่ใน Stage เดิมเกิน 5 วัน → แจ้งเตือน Sales Manager ทาง Email
- Win Celebration: ดีลปิดสำเร็จ → อัปเดต Status → สร้าง Task "ส่ง Welcome Package ให้ลูกค้า"
- Re-engagement: ไม่มีกิจกรรมกับ Contact เกิน 14 วัน → สร้าง Task "Check in กับลูกค้า"
เริ่มใช้ Bigin Automation กับ ZestMate
การตั้งค่า Automation ครั้งแรกอาจดูซับซ้อน แต่เมื่อตั้งค่าแล้วระบบจะทำงานแทนคุณทุกวัน ทีมงาน ZestMate มีประสบการณ์วางระบบ บริการ Bigin Implementation ให้กับธุรกิจ SME ไทยหลายรายแล้ว
เราช่วยออกแบบ Workflow ให้เหมาะกับ Sales Process ของคุณ ตั้งค่า Template Email และฝึกอบรมทีม — ติดต่อเราได้เลย
- วิเคราะห์ Sales Process ปัจจุบันของคุณฟรี
- ออกแบบ Workflow ที่เหมาะสม
- ฝึกอบรมทีมใช้งานจริง
- Support หลังติดตั้ง